Slovník

Spisová služba je informační systém pro sledování a řízení práce s dokumenty v organizaci, a to tak, aby byly splněny požadavky zákona 499/2004 Sb. a navazujících norem. Tato oblast pokrývá celou škálu činností, včetně příjmu, zpracování, označení, vyhodnocení, archivace a skartace dokumentů. Nezáleží, zda se jedná o úřední dokumenty, elektronické originály, datové zprávy nebo ručně psané tiskoviny. U všech oblastí platí, že některé zásady jsou striktně požadovány zákonem, další mohou být upraveny interními směrnicemi organizace. Archivní a spisová služba se od Document Management Systému, který často vídáte pod zkratkou DMS, liší především svým rozsahem, který je sice užší, ale umožňuje opatřovat dokumenty meta daty a ukládání ve složitější struktuře. Časté propojení bývá také mezi systémy spisové služby a MS SharePointem, sloužícími ke sdílení dokumentů.

V zásadě se nejedná o nic složitého, vstup pro elektronickou spisovou službu ve formě digitalizace dokumentů můžete mít nainstalovaný během několika hodin. Více o produktu Kofax Express.

Tento pojem souvisí s řešením: Digitalizace dokumentů