Workflow
Tato oblast zahrnuje optimalizaci toku dokumentů tzv. workflow, časté například u workflow faktur nebo i jiných dokumentů a dokladů, související s interním procesem a s evidencí společnosti. Může se jednat například o předpisy, směrnice, normy, účetní doklady, ale i další firemní dokumenty. Přínos řešení je okamžitě viditelný jak pro zaměstnance, kteří šetří svůj čas, tak i pro manažery, kteří vidí okamžité zefektivnění práce, zvýšení transparentnosti a kontroly nad oběhem a zpracováním všech dokumentů ve společnosti.
Přínos elektronického oběhu dokumentů je samozřejmě jiný pro zaměstnance a jiný pro manažery. Zaměstnanci se většinou zpočátku změně brání, ale po zavedení elektronického oběhu rychle zjišťují podstatné usnadnění práce. Zrychlí a zjednoduší se realizace procesů a odpadá složitější manipulace s papírovými dokumenty. Manažerům a majitelům pak tento systém přináší zefektivnění práce jejich zaměstnanců i lepší průhlednost a kontrolu nad oběhem dokumentů. A samozřejmě také úsporu financí. Elektronický oběh dokumentů, zejména workflow, je dnes již vyžadován i v segmentu středně velkých, případně menších firem. Oběh dokumentů je v každé firmě poněkud odlišný a odráží nastavení firemních procesů. Proto je potřeba informační systém těmto procesům přizpůsobit. Většinou se jedná o přidání definovaných kroků, představujících stav dokumentu (pořízeno/akceptováno/schváleno...), přidání externích akcí nastavujících příslušné stavy či odesílajících e-maily s upozorněním odpovědným osobám na povinnost provedení jim příslušné akce procesu.
Výhody:
- Automatizace toku dokumentů
- Přesná delegace úkolů a nastavení upozornění
- Okamžitá časová úspora a transparentnost
- Možnost nastavit řešení na míru zákazníkovi
Tento pojem souvisí s řešením: Digitalizace dokumentů a Procesní řízení