Slovník

 Pomocí řešení, nabízených společností INFOMATIC, je možné nasadit velmi robustní infrastrukturu pro automatizaci mnoha různých procesů, řízených dokumenty. Celková platforma pro zpracování a správu dokumentů, na které společnost INFOMATIC staví svá řešení, poskytuje vysokou modularitu na základě konkrétních potřeb, při udržení nejvyšších standardů pro zabezpečení zpracování. Bezpečnost dat je pro veškerá odvětví národního hospodářství velmi důležitá. Státní správa disponuje velmi často různými agendami zpracování, vzájemně provázanými a navzájem si vyměňujícími informace. Zvláštní důraz je zde kladen na zabezpečení dat. Řešení společnosti INFOMATIC nabízejí možnost distribuovaného zpracování, kdy žádné dokumenty nezůstávají na nechráněných pracovištích, kde mohou být zneužity. Stejně tak řešení pro správu dokumentů a jejich obsahu je možné provádět přes webové portály, kdy jednotliví uživatelé celkového řešení nahlížejí na informace vzdáleně do zabezpečeného prostoru. Veškerá manipulace s dokumenty podléhá přísnému nastavení uživatelských práv a celkovému monitorování nakládání s citlivými údaji.

 Efektivní řešení spisové služby je pro státní správu hlavním nástrojem pro každodenní práci. Každým rokem roste objem zpracovaných dokumentů ve státní správě až o 50%. Ačkoliv se podíl digitálních dat neustále navyšuje, i zásluhou elektronického předávání informací, množství papírových dokumentů je stále obrovský. S tím neustále přetrvává velké riziko ztráty dat a dokumentů, špatně zpracovaných dat a tím neefektivního fungování úřadů státní správy.

Řešení dodávané společností INFOMATIC nejen umožňuje množství dokumentů zpracovat, ale zároveň poskytnout jednotnou platformu pro sdílení těchto informací. Řešení spisové služby je škálovatelné a zajišťuje zpracování jak elektronických vstupů, tak velkých archivů papírových dokumentů, s následným propojením na dodávaný systém správy dokumentů a obsahu, případně s propojením na stávající systém a procesy státní správy.

• Jakýkoliv typ dokumentu - od papírového, faxu, emailu, obrázku, MS Office dokumentu, PDF až po specializované elektronické formáty - může být zpracován v řešení, dodávaném společností INFOMATIC. Software plně podporuje různá zařízení pro pořizování dokumentů jako jsou stolní skenery, multifunkční zařízení, vysokokapacitní produkční skenery, které mohou být rozprostřeny v celé podnikové síti.

• Softwarové řešení umožňuje zpracování desítek až tisíců dokumentů denně - ať již v podobě centrálního zpracování nebo v plně distribuovaném módu v rámci podnikové sítě.

• Díky využívání technologie automatické klasifikace mohou být dokumenty okamžitě směrovány do spisové služby a datového úložiště v souladu s předpisy o uchování záznamů, bezpečnosti a ochraně osobních údajů.

• Přímo v procesu zpracování dokumentů je možné využít učící technologie pro správné vyhledávání a vytěžování dat z jakéhokoliv typu dokumentu, a v softwaru pro zpracování dokumentů přímo uplatnit kontrolní kroky, nastavené uvnitř organizace. Je tak zajištěno, že do spisové služby se dostávají pouze korektní data pro následné využití v organizaci.

• Softwarové řešení plně podporuje řešení vysoké dostupnosti a zajišťuje tak bezpečný přístup a správu zákaznických záznamů. Výsledek - dosažení efektivní služby pro zákazníky. Elektronické soubory lze totiž vždy snadno dohledat v datovém úložišti.

 V dnešním ekonomickém prostředí jsou orgány státní správy nuceny neustále rozšiřovat programy poskytování sociálních služeb a stejně tak i programy pro podporu podnikání, vedoucí k oživení ekonomiky. K naplnění tohoto cíle potřebují jednotlivé organizace bezpečný přístup ke kvalitním informacím napříč různými odděleními, zajišťujícími účinné zpracování jednotlivých případů a pohledávek. Státní správa je, i přes dnes již běžné zavádění elektronických systémů, schopna naplnit výše uvedená očekávání pouze v případě, kdy dokáže eliminovat zkostnatělé procesy. Tyto procesy obsahují například překážky typu zpracování tun papíru, nesystematicky rozptýlených po mnoha kartotékách různých oddělení úřadů státní správy.

• Nabízená řešení společnosti INFOMATIC zajišťují okamžitou digitalizaci dokumentů spojených s jednotlivými případy pomocí využití standardních kancelářských nástrojů jako jsou stolní dokumentové skenery a multifunkční zařízení.

• Po prvním zpracování jsou dokumenty automaticky klasifikovány. Všechny dokumenty, týkající se konkrétního identifikačního čísla případu, jsou následně okamžitě přesměrovány do příslušné aplikace pro další zpracování nebo okamžitě zpřístupněny pro různá oddělení a organizace na jednotné platformě pro správu dokumentů a jejich obsahu.

• Automatické možnosti ověřování a zjišťování chybějících nebo nesprávných údajů zajišťují přenos pouze úplných a kvalitních dat do spisové služby, do konkrétní elektronické složky daného případu.

• Řešení společnosti INFOMATIC, založená na softwarových produktech světových špiček ve svém oboru, jako jsou společnosti Microsoft a Kofax, poskytují úřadům státní správy robustní řešení, plně splňující požadavky na bezpečnost dat a dodržování stanovených norem zpracování informací ve státní správě.

 Státní úřady se musejí vypořádat z obrovským objemem faktur. Faktury pocházejí od mnoha různých dodavatelů.

Celkové řešení automatizace zpracování faktur, zahrnující komponenty elektronické fakturace, schvalovacích workflow procesů a bezproblémové integrace s ERP, může výrazně snížit značné úsilí na správu faktur - ať jsou již spojeny s vyřízením nějaké události nebo se jedná o faktury na zboží a služby nakoupené samotnou institucí.

• Faktury mohou být automaticky zpracovány, bez ohledu na místo zpracování a na jejich vstupní formát (papír, e-mail, fax, EDI atd.).
• Faktury mohou být automaticky klasifikovány a vytěženy, ať už pouze hlavičkové údaje nebo včetně jednotlivých položek na faktuře.
• Systém umožňuje automatickou notifikaci zpět na dodavatele v případě, kdy faktura neobsahuje požadovaná data na korektní zpracování.
• Do účetního softwaru jsou tedy pro následné zaúčtování předána pouze úplná a korektní data.
• Systém umožňuje plnou eliminaci papírových faktur a možnost vytvořit s dodavatelem přímé propojení, kdy data jsou dodávána pouze elektronicky, za zlomek nákladů, potřebných k implementaci EDI.
• Systém poskytuje integraci s ERP systémy SAP a Oracle v reálném čase a zároveň dává finančním manažerům možnost plného řízení výkonnosti účetních operací.
• Ostatní ERP systémy jsou propojeny s workflow řešením mimo samotnou účetní aplikaci.
• Celková transparentnost celého účetního procesu a informace o stavu zpracování faktur v reálném čase napomáhají snadnějšímu řízení peněžních prostředků. Vysoce výkonné manažerské rozhraní poskytuje možnost sledovat takové údaje jako jsou stav zpracování faktury, stav hotovosti, počet faktur čekajících na schválení, pohyb finančních prostředků, grafické znázornění plnění lhůt splatnosti, údaje o produktivitě jednotlivých zaměstnanců účetních oddělení apod. Zároveň toto manažerské rozhraní umožňuje okamžitý vstup do jednotlivých procesů a vyvolání nápravného opatření.