Slovník

Soutěžit s konkurencí pouze výší ceny není v odvětví s nízkými maržemi, jako je maloobchodní prodej, tou správnou volbou. Zákaznický servis je jediným rozlišujícím faktorem v boji s konkurencí. Společnost INFOMATIC nabízí své dlouholeté zkušenosti a řešení, přinášející maloobchodním společnostem revizi stávajících procesů a návrh s následnou implementací řešení, jež zajistí automatizaci nebo optimalizaci provozu zákaznických služeb zrychlením doby odezvy a zvýšením kvality poskytovaných služeb. Cílem těchto řešení je i snížení provozních nákladů, při rychlé návratnosti vložených investic.

• Řešení společnosti INFOMATIC, pro které využíváme špičkový software předních světových výrobců, umožňují konzistentní zpracování informací, použitých následně v oddělení zákaznického servisu.
• Řešení umožňuje automatickou klasifikaci typů dokumentů a následné vytěžení a validaci dat. Takto vysoce kvalitní standardizované informace jsou následně velmi rychle dostupné jak pro interní zpracování, tak i pro okamžité použití pro zpětnou interakci se zákazníkem.
• Informace generované při komunikaci zákaznického servisu se zákazníky mohou být zaintegrovány do prodejních kampaní.
• Jednotná platforma pro zpracování informací a využití komunikačních kanálů pro zpětnou komunikaci se zákazníky je velmi výhodná z hlediska nákladů, díky snížení komplexnosti a nákladnosti zpracování a možnosti dostupnosti informací z různých míst v reálném čase.
• Plně automatizované zpracování informací umožňuje pracovníkům zákaznického centra vyřešit požadavky zákazníku hned při prvním kontaktu díky tomu, že mají veškeré informace ihned dostupné.
• Plně automatizované zpracování informací umožňuje pracovníkům zákaznického centra vyřešit požadavky zákazníku hned při prvním kontaktu díky tomu, že mají veškeré informace ihned dostupné.
• Softwarová platforma použitá pro výše zmíněný proces je snadno nastavitelná i na další procesy v organizaci jako jsou zpracování objednávek, spisová služba, zpracování faktur, správa smluv a pod. Rozšířením této platformy na další procesy získává prodejce větší standardizaci do obchodních procesů uvnitř organizace a dosahuje snadnější návratnosti investice.

Proces zpracování objednávek vyžaduje rychlé transakční operace a fungující spolupráci více oddělení - od skladu zboží přes doručovací služby až po účetní oddělení. Objednávky musí být včas identifikovány a expedovány, specifické objednávky musí být předány k vyřešení pro tyto účely pověřeným pracovníkům. Zákazníci chtějí co nejrychleji zprávu, kdy byla jejich objednávka přijata, zpracována a předána k expedici.

Společnost INFOMATIC nabízí řešení, které dokáže zpracovat objednávky z různých vstupních kanálů v různých formátech, tyto objednávky se automaticky zpracují a posunou do podnikových aplikací pro finální vyřízení. Zároveň řešení poskytuje možnost okamžitých notifikací zákazníků. Notifikace vznikají automaticky již v průběhu zpracování objednávky. Výsledkem nasazení takového řešení je celkové urychlení procesu zpracování, větší přesnost dat a větší spokojenost zákazníků.

• Objednávky jsou okamžitě zpracovány, automaticky klasifikovány moderní technologií analýzy vzhledu a obsahu dokumentu, zkontrolovány a následně předány do konzistentního zpracování bez ohledu na vstupní formát objednávky (papír, e-mail, MS Office dokumenty, fax, příloha e-mailu, XML, EDI a pod.)
• Veškerá další zákaznická korespondence může být zpracována na základě čísla objednávky nebo jiných specifických pravidel pro danou společnost.
• Řešení nabízí velmi výkonný proces validace, v němž dojde k plnému rozpoznání a opravě dat ještě předtím než je objednávka zpracována. Proces validace, který může být plně propojen s datovými zdroji uvnitř organizace, napomáhá větší efektivitě celkového zpracování a navyšuje přesnost zpracovaných dat.
• Řešení zároveň nabízí automatizovaný proces trasování dokumentů na správné oddělení a zaměstnance a nedochází tak k cyklení procesů během zpracování a snížení celkového výkonu.
• Nabízená řešení zároveň kombinují zpracování informací s komunikačními možnostmi v rámci jedné platformy. Zákazníci tak mohou být po odeslání objednávky a následném zpracování okamžitě informování o stavu zpracování a to prostřednictvím různých komunikačních kanálů jako je e-mail, SMS, fax a pod.
• Obchodní řetězce zrychlí celkový proces obchodování a udrží spokojenost a loajalitu svých zákazníků nasazením výše uvedeného řešení
• Softwarová platforma použitá pro výše zmíněný proces je snadno nastavitelná i na další procesy v organizaci jako je spisová služba, zpracování faktur, správa smluv a pod. Rozšířením této platformy na další procesy získává společnost větší standardizaci do obchodních procesů uvnitř organizace a dosahuje snadnější návratnosti investice.

Obchodní řetězce musí každodenně zpracovávat obrovské množství faktur. Tyto faktury zároveň přicházejí do společnosti v různých formátech jako je fax, papír (tištěná, ale občas i ručně psaná forma) a pochopitelně dnes hlavně elektronicky. Pro obchodní řetězce je zároveň typické velké množství dodavatelů.

Společnosti INFOMATIC ve svém portfoliu nabízí řešení, které pokryje celý proces zpracování faktur. Zahrnuje komponenty elektronické výměny dat s právním zabezpečením pomocí časového razítka a digitálního podpisu, procesní a schvalovací workflow, možnost integrace dodavatelů do zpracování pomocí dodavatelského portálu a samozřejmě snadnou integraci s ERP systémy. Nasazení, ať už celkového nebo jednotlivých částí, zmíněného systému umožňuje společnostem snížit čas oběhu dokumentu před finálním zpracováním, zlepšit řízení finančních prostředků a zároveň vylepšit vztahy s dodavateli.

• Faktury mohou být zpracovány na jednotlivých pobočkách společnosti nebo centrálně z různých vstupních formátů jako je papír, fax, e-mail, PDF, MS Excel, XML, EDI apod.)
• Faktury jsou následně automaticky roztříděny (faktura, dobropis atd.) a vytěženy o potřebné údaje z hlavičky faktury a jejích jednotlivých položek.
• Díky možnostem systému, s využitím automatických zpětných komunikačních kanálů, je možné neúplný doklad odeslat zpět k dodavateli spolu s výzvou k opravě. Významně se tak eliminuje čas strávený řešením problémů v účetním oddělení organizace.
• Pouze správné a kompletní faktury jsou předány do účetního systému pro finální zpracování.
• Systém nabízí možnost přímé interakce se systémem dodavatele prostřednictvím výměny takzvaných elektronických dat faktur, kdy prostřednictvím zabezpečené komunikace dochází k přenosu dat faktur bez nutnost tisku a následného vytěžování dat z faktur.
• Systémy nabízené společností INFOMATIC nabízejí přímou integraci s ERP systémy společností SAP nebo Oracle. Pro ostatní účetní a ERP systémy využíváme možností nasazeních schvalovacího procesu workflow mimo účetní systém a následné propojení dat.
• Řízení finanční hotovosti se stává snadnější díky poskytnutí nástroje, umožňujícího řídit a kontrolovat stav zpracování. Reportování poskytuje náhled na počet právě zpracovaných faktur, potřeb finančních prostředků pro objemy zpracovaných dokumentů, počet faktur před schválením, spotřebu finančních prostředků, produktivitu celého oddělení i jednotlivých zaměstnanců v účetním oddělením a mnoho dalšího.